Manual de Usuario de Renteric

Este manual explica como propietarios, administradores e inmobiliarias pueden usar Renteric para gestionar alquileres desde un solo espacio de trabajo.

Renteric está pensado primero para la gestión de alquileres en Argentina, con soporte para propiedades, unidades, inquilinos, contratos, facturas, cobros, gastos, mantenimiento, documentos, visibilidad para propietarios, autoservicio para inquilinos, reportes y flujos financieros localizados.

Recorrido Visual

Las pantallas usan datos de demostración y son seguras para mostrar públicamente. Sirven como referencia para las áreas principales mencionadas en este manual.

1. Términos Clave

2. Configuración de la Primera Semana

Usá este orden para poner en marcha una organización nueva.

1. Completá el perfil de la organización. En Configuración agregá nombre, datos de contacto, moneda por defecto, información fiscal, marca y preferencias de notificación.

2. Invitá al equipo. Sumá administradores, managers, contadores y personal de mantenimiento desde Configuración > Equipo. Asigná solo los permisos necesarios.

3. Configurá cuentas receptoras. Agregá cuentas bancarias, alias, CVU u otros destinos de pago en Configuración > Cuentas receptoras. Estos datos se usan en instrucciones de pago, facturas, revisión de transferencias y reportes.

4. Revisá plan y facturación. Confirmá tu suscripción en Configuración > Facturación. Funciones como reportes avanzados, portal de propietarios, documentos, gastos recurrentes y automatizaciones pueden depender del plan.

5. Configurá impuestos y finanzas. Cargá datos de ARCA/AFIP, IIBB, moneda, índices, facturación y reportes si corresponde. Mantené estos datos actualizados antes de emitir documentos.

6. Creá propietarios. Cargá propietarios antes de vincularlos a propiedades. Agregá cuentas bancarias y datos fiscales si vas a usar liquidaciones.

7. Cargá propiedades y unidades. Ingresá direcciones, detalles, propietarios, amenities, documentos y visibilidad pública.

8. Cargá inquilinos y garantes. Creá perfiles con datos de contacto e identidad antes o durante la creación del contrato.

9. Creá contratos. Vinculá unidad, inquilino, fechas, monto, reglas de ajuste, cargos, depósitos, documentos e instrucciones de pago.

10. Generá o registrá facturas y pagos. Verificá el primer ciclo de cobro antes de depender de recordatorios o automatizaciones.

3. Panel Principal

El panel es el espacio operativo diario. Las áreas más usadas son:

• Panel: resumen operativo, alertas y salud del portfolio.
• Propiedades y edificios: inmuebles, unidades, propietarios, activos, valuaciones y mapas.
• Inquilinos y garantes: registros de contacto, identidad y relación con contratos.
• Contratos: términos, documentos, renovaciones, ajustes, depósitos y finanzas.
• Cobros: facturas, transacciones, revisión de transferencias, autopago y links.
• Gastos: costos por propiedad, gastos recurrentes, aprobaciones y comprobantes.
• Propietarios: registros, portal, cuentas bancarias, liquidaciones y estados.
• Mantenimiento: solicitudes, proveedores, estados, costos y comunicación.
• Mensajes y notificaciones: contacto con inquilinos, propietarios y equipo.
• Documentos y plantillas: archivos, documentos generados y firmas.
• Solicitudes: postulaciones públicas, prospectos, screening y documentación.
• Reportes: ingresos, rent roll, mora, ocupación, impuestos, comisiones y más.
• Configuración: equipo, seguridad, facturación, integraciones, impuestos, privacidad, marca y publicaciones.

4. Propiedades, Edificios y Unidades

Usá Propiedades o Edificios como fuente de verdad del portfolio.

1. Creá la propiedad o edificio con dirección, tipo, ubicación, propietarios, amenities, notas e identificadores internos.
2. Agregá unidades. Incluso una casa puede tener una unidad para mantener contratos y reportes consistentes.
3. Vinculá propietarios con porcentajes de titularidad y comisión cuando corresponda.
4. Subí documentos y activos: escrituras, fotos, seguros, inspecciones y garantías.
5. Mantené actualizado el estado de cada unidad para que vacancia, ocupación, publicaciones y reportes sean confiables.

5. Propietarios y Portal de Propietarios

Los propietarios son las personas o entidades cuyos inmuebles administrás. Mantené datos de contacto, datos fiscales, vínculos de titularidad y cuentas bancarias actualizados.

El portal de propietarios muestra información de solo lectura como:

• Propiedades y unidades propias.
• Contratos activos y rent roll.
• Resúmenes financieros y transacciones.
• Gastos y mantenimiento.
• Reportes y liquidaciones.
• Perfil, notificaciones y cuentas bancarias cuando estén habilitadas.

Usá el portal para reducir consultas repetidas sobre estado de cobros, gastos, contratos y liquidaciones.

6. Inquilinos, Garantes y Solicitudes

Los registros de inquilino concentran contacto, identidad, contrato, pagos y portal. Los garantes pueden vincularse a contratos.

Las solicitudes se usan antes de crear un contrato. Pueden venir de publicaciones públicas o carga interna e incluir screening, documentos, actividad y mensajes.

Proceso recomendado:

1. Capturá la solicitud o creá el inquilino manualmente.
2. Revisá documentos y screening.
3. Actualizá datos de inquilino y garantes.
4. Vinculá el inquilino aprobado a un contrato.
5. Invitá al portal cuando el autoservicio deba comenzar.

7. Contratos

Un contrato conecta unidad, inquilinos, garantes, fechas, renta, ajustes, cargos, documentos, cronograma de pagos y renovación.

Antes de guardarlo, confirmá:

• Propiedad y unidad correctas.
• Inquilino principal y adicionales vinculados.
• Garantes cargados cuando corresponda.
• Fechas de inicio y fin iguales al acuerdo firmado.
• Monto, moneda, día de vencimiento, frecuencia e instrucciones de pago.
• Método de ajuste e índice correcto.
• Depósito, comisiones, servicios y cargos recurrentes.
• Documentos subidos o generados.
• Facturación y recordatorios alineados a tu operación.

La página de detalle permite revisar contrato, facturas, pagos, documentos, renovaciones, ajustes, créditos, depósitos y actividad.

8. Facturas y Cobros

Las facturas representan lo que el inquilino debe. Los pagos representan dinero recibido o comprobantes enviados.

Rutas comunes de cobro:

• Checkout online con MercadoPago o Stripe cuando esté configurado.
• Comprobante de transferencia enviado por el inquilino.
• Link de pago enviado por el equipo.
• Pago manual registrado por staff.
• Autopago cuando esté habilitado.

Flujo recomendado:

1. Generá o confirmá facturas.
2. Enviá instrucciones o links de pago.
3. Monitoreá Cobros y Cobranzas.
4. Revisá comprobantes pendientes.
5. Aprobá o rechazá comprobantes.
6. Conciliá pagos con facturas y cuentas receptoras.
7. Enviá recibos o confirmaciones cuando corresponda.

Mantené los estados al día. Reportes, liquidaciones, recordatorios y saldos del portal dependen de ellos.

9. Gastos y Gastos Recurrentes

Usá Gastos para costos de propiedades, unidades, propietarios, proveedores o mantenimiento.

Cada gasto debería incluir:

• Propiedad o unidad.
• Propietario o proveedor si aplica.
• Categoría.
• Importe y moneda.
• Fecha de vencimiento o pago.
• Comprobante o factura.
• Estado de aprobación si el flujo lo requiere.

Usá gastos recurrentes para expensas, servicios, seguros, abonos o contratos de mantenimiento. Revisá los generados para confirmar montos y fechas.

10. Liquidaciones de Propietarios

Las liquidaciones resumen qué ocurrió en un período y cuánto debe transferirse a cada propietario.

Insumos típicos:

• Alquiler cobrado.
• Créditos o ajustes del inquilino.
• Gastos de la propiedad.
• Comisiones de administración.
• Impuestos o cargos fiscales.
• Saldos anteriores.
• Transferencias a cuentas del propietario.

Antes de enviar:

1. Conciliá facturas y pagos del período.
2. Confirmá gastos asignados a la propiedad, unidad y propietario correctos.
3. Verificá porcentajes de comisión.
4. Revisá ajustes manuales.
5. Generá liquidación, recibo, PDF o documento fiscal si aplica.
6. Compartí por portal o canal habitual.

11. Mantenimiento y Proveedores

Las solicitudes de mantenimiento pueden crearse por staff o por inquilinos desde el portal.

Usá cada registro para seguir:

• Propiedad y unidad.
• Descripción y prioridad.
• Fotos o adjuntos.
• Responsable o proveedor.
• Estado y notas internas.
• Actualizaciones visibles para el inquilino.
• Gastos relacionados.

Los proveedores guardan contacto, categorías, documentos e historial de trabajos.

12. Documentos, Plantillas y Firmas

Documentos es el archivo central para contratos, recibos, facturas, identidad, inspecciones y otros archivos operativos.

Las plantillas estandarizan documentos repetidos. Las firmas digitales permiten solicitar y seguir firmas de contratos u otros archivos.

Buenas prácticas:

• Guardá documentos en el registro más específico posible.
• Usá plantillas para documentos legales u operativos repetidos.
• Confirmá emails y datos de firmantes antes de enviar.
• Revisá estado de firma antes de cerrar el proceso.

13. Reportes

Los reportes ayudan a medir la salud del portfolio y entregar información a propietarios o contadores.

Reportes comunes:

• Ingresos.
• Rent roll.
• Estado de resultados.
• Ocupación.
• Mora.
• Confiabilidad de pago.
• ROI por propiedad.
• Comparativo anual.
• Flujo de caja proyectado.
• Resumen fiscal.
• IIBB y Bienes Personales.
• Depósitos en garantía.
• Comisiones.
• Dashboard de inversores.

Filtrá por propiedad, propietario, período, estado y categoría. Exportá cuando necesites análisis offline o enviar información al contador.

14. Portal del Inquilino

El portal reduce mensajes manuales. Los inquilinos pueden:

• Ver datos del contrato.
• Revisar facturas e historial de pagos.
• Pagar online cuando esté habilitado.
• Enviar comprobantes de transferencia.
• Subir comprobantes de servicios o gastos.
• Crear solicitudes de mantenimiento.
• Enviar y recibir mensajes.
• Ver documentos e inspecciones.
• Responder renovaciones o firmas.
• Administrar perfil, notificaciones y configuración.

Invitá inquilinos solo después de revisar contrato y datos de contacto.

15. Publicaciones y Solicitudes Públicas

Renteric puede publicar inmuebles en páginas públicas, hubs de inmobiliaria y subdominios por organización.

Usá publicaciones para:

• Mostrar unidades disponibles.
• Capturar consultas.
• Iniciar solicitudes.
• Llevar prospectos a un flujo de autoservicio.
• Recibir documentos y screening.

Mantené los estados sincronizados para no recibir consultas por unidades no disponibles.

16. Equipo, Roles y Acceso

Asigná roles según responsabilidad:

Revisá accesos regularmente. Eliminá usuarios que ya no correspondan y evitá cuentas compartidas.

17. Configuración e Integraciones

Áreas importantes:

• General: perfil, valores por defecto y preferencias.
• Marca: colores, logo e identidad pública.
• Equipo: miembros, roles y acceso.
• Facturación: plan y suscripción.
• Finanzas y moneda: tasas, índices y configuración económica.
• Cuentas receptoras: destinos de pago.
• Impuestos: datos fiscales y certificados.
• Integraciones: Tokko, Gmail, cripto, pagos o mensajería cuando aplique.
• Notificaciones: email, push, recordatorios y resúmenes.
• Privacidad y seguridad: exportación, eliminación, 2FA y seguridad.
• Publicación: visibilidad de inmuebles y páginas públicas.

18. Checklist Diario

• Revisar alertas del panel.
• Revisar facturas vencidas y cobranzas.
• Revisar comprobantes pendientes.
• Revisar solicitudes y consultas nuevas.
• Revisar mantenimiento y proveedores.
• Confirmar vencimientos y renovaciones próximas.
• Revisar gastos pendientes de aprobación.
• Revisar fechas de liquidaciones o reportes.
• Revisar notificaciones fallidas o mensajes sin leer.

19. Checklist de Fin de Mes

• Confirmar facturas generadas.
• Conciliar pagos, parciales, vencidos y cancelados.
• Revisar comprobantes y cuentas receptoras.
• Aprobar o rechazar gastos pendientes.
• Confirmar gastos recurrentes.
• Revisar insumos de liquidación.
• Generar liquidaciones o estados.
• Exportar reportes para contabilidad.
• Cargar documentos faltantes.
• Revisar renovaciones, vencimientos y ajustes.

20. Preguntas Frecuentes

¿Por qué un usuario no ve una función?

Revisá rol, propiedades asignadas, plan contratado y si la función está habilitada para la organización.

¿Por qué una factura no figura como pagada?

Verificá que el pago haya sido aprobado, conciliado con la factura y completado por el proveedor o por revisión manual.

¿Por qué un propietario no ve una propiedad?

Confirmá que el registro de propietario esté vinculado a la propiedad y al usuario correcto.

¿Por qué un inquilino no ve su contrato?

Revisá que el inquilino esté vinculado al contrato y que el usuario esté vinculado al perfil de inquilino correcto.

¿Por qué no salió un recordatorio?

Revisá configuración de notificaciones, datos de contacto, plan, jobs de fondo y si la factura o contrato calificaba para el recordatorio.

¿Puedo usar Renteric sin pagos online?

Sí. Podés registrar pagos manuales y revisar comprobantes de transferencia. El checkout online requiere un proveedor configurado.

21. Mejores Prácticas

• Mantené completos datos de propiedades, unidades, inquilinos, propietarios y contratos.
• Usá el portal de inquilinos para reducir consultas de pagos y mantenimiento.
• Usá el portal de propietarios para reducir reportes manuales.
• Registrá gastos cuando ocurren, no solo a fin de mes.
• Adjuntá documentos fuente a facturas, pagos, gastos y contratos.
• Revisá pagos pendientes todos los días.
• Revisá liquidaciones antes de enviarlas.
• Mantené actualizados datos fiscales y de cobro.
• Usá roles en lugar de cuentas compartidas.
• Exportá reportes antes de cambios operativos o contables importantes.

22. Cómo Pedir Ayuda

Cuando reportes un problema al equipo interno o a soporte de Renteric, incluí:

• Nombre de la organización.
• Página o flujo donde ocurrió.
• Propiedad, unidad, propietario, inquilino, contrato, factura o gasto involucrado.
• Qué esperabas que pasara.
• Qué ocurrió realmente.
• Captura o archivo exportado si corresponde.
• Hora aproximada y usuario.

No envíes contraseñas, claves API, credenciales bancarias, certificados privados u otros secretos por canales de soporte.